Vergadering en besluitvorming — Kennisbank — de Kaswacht

Vergadering organiseren

Vraag: Hoe organiseer je een VvE-vergadering?

Het bestuur van de VvE is verplicht om minimaal een keer per jaar een Algemene Ledenvergadering (ALV) te organiseren. Het stappenplan:

1. Plan een datum en locatie — Houd rekening met de eisen in het splitsingsreglement.

2. Stel een agenda op — Zet alle te bespreken punten op de agenda, inclusief te nemen besluiten. Standaard agendapunten voor de jaarvergadering zijn: opening, vaststelling notulen vorige vergadering, jaarrekening en jaarverslag, advies kascommissie, decharge bestuur, vaststelling begroting en voorschotbijdragen, benoeming kascommissie, rondvraag.

3. Verstuur de uitnodiging met agenda — De oproeptermijn is afhankelijk van het splitsingsreglement. Bij MR 1992, 2006 en 2017 geldt een termijn van 15 dagen. Bij MR 1973 en 1983 geldt een termijn van 8 dagen. Het bestuur kan bij de uitnodiging een machtigingsformulier meesturen.

4. Vergader en besluit — De voorzitter van de vergadering leidt de bijeenkomst. Voorafgaand wordt een presentielijst ingevuld en wordt gecontroleerd of het quorum is gehaald. Besluiten worden genomen op basis van stemming.

5. Verspreid de notulen — Stuur de (concept)notulen na de vergadering rond. Houd ze kort en bondig; formuleer duidelijk welke besluiten zijn genomen.

Oproeptermijn

Vraag: Welke oproeptermijn geldt voor een VvE-vergadering?

De oproeptermijn verschilt per modelreglement:

Modelreglement	Oproeptermijn
MR 1973	8 dagen
MR 1983	8 dagen
MR 1992	15 dagen
MR 2006	15 dagen
MR 2017	15 dagen
MR Kleine VvE 2021	15 dagen

Bij de termijn van 15 dagen geldt doorgaans dat er minimaal 15 dagen moeten zijn verstreken tussen de dag van verzending van de oproeping en de dag van de vergadering. In de praktijk is het verstandig om een ruimere termijn aan te houden (17 dagen of meer), zodat er voldoende tijd is voor postbezorging en voorbereiding.

De splitsingsakte kan afwijken van het modelreglement. Controleer altijd de specifieke bepalingen in uw eigen akte.

Stemrecht en stemverhoudingen

Vraag: Hoe werkt het stemrecht bij een VvE?

Er zijn drie soorten stemmeerderheden:

1. Volstrekte (absolute) meerderheid — De helft plus een van de uitgebrachte stemmen. Dit is de standaard voor de meeste besluiten, zoals vaststelling begroting, goedkeuring jaarrekening en benoeming bestuur.

2. Gekwalificeerde meerderheid — Een grotere meerderheid, doorgaans 2/3e van het totaal aantal stemmen dat kan worden uitgebracht (niet slechts van de aanwezige stemmen). Dit is vereist voor zwaardere besluiten, zoals het aanbrengen van nieuwe installaties, het aangaan van leningen of het vaststellen van een huishoudelijk reglement. Voor besluiten met een gekwalificeerde meerderheid geldt vaak ook een quorum.

3. Unanimiteit — Alle eigenaren moeten instemmen. Dit is vereist voor de meest ingrijpende besluiten.

Het aantal stemmen per eigenaar is vastgelegd in de splitsingsakte. In sommige VvE’s heeft iedere eigenaar een gelijk aantal stemmen; in andere VvE’s is het stemrecht gekoppeld aan de breukdelen.

Quorum

Vraag: Wat is een quorum en wanneer is dat vereist?

Het quorum is de minimale opkomst die vereist is om geldige besluiten te kunnen nemen. Het quorum wordt uitgedrukt als een percentage of fractie van het totaal aantal stemmen dat kan worden uitgebracht.

De quorumvereisten verschillen per modelreglement en per soort besluit. Bij MR 2006 geldt bijvoorbeeld voor besluiten met een gekwalificeerde meerderheid (2/3e) dat minimaal 2/3e van het totaal aantal stemmen aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn.

Tweede vergadering: Als het quorum bij de eerste vergadering niet wordt gehaald, kan een tweede vergadering worden uitgeschreven. Bij deze tweede vergadering geldt doorgaans geen quorumvereiste (of een verlaagd quorum). De tweede vergadering moet apart worden bijeengeroepen; dit mag niet in dezelfde uitnodiging als de eerste vergadering. De regels hierover staan in het splitsingsreglement.

Stemmen via volmacht tellen mee voor het quorum.

Volmachten

Vraag: Hoe werken volmachten bij een VvE-vergadering?

Als een eigenaar niet zelf aanwezig kan zijn bij de vergadering, kan hij of zij een ander machtigen om namens hem of haar aanwezig te zijn en te stemmen. Dit gebeurt via een schriftelijke volmacht.

Aandachtspunten bij volmachten:

Het splitsingsreglement kan beperkingen stellen aan volmachten, bijvoorbeeld een maximum aantal volmachten per persoon.
De gevolmachtigde tekent de presentielijst namens de eigenaar.
De volmacht kan specifiek zijn (met steminstructies per agendapunt) of algemeen.
Het is raadzaam om volmachten schriftelijk vast te leggen en bij de presentielijst te bewaren.

De meeste modelreglementen bevatten bepalingen over volmachten. Bij MR 2006 geldt bijvoorbeeld dat een gevolmachtigde maximaal drie volmachten kan uitoefenen (tenzij de splitsingsakte anders bepaalt).

Digitaal vergaderen

Vraag: Mag een VvE digitaal vergaderen?

Tijdens de coronapandemie was digitaal vergaderen mogelijk via de Tijdelijke wet COVID-19 (geldig tot 1 februari 2023). Na afloop van deze noodwet moesten VvE’s weer de regels uit hun splitsingsreglement volgen. In de meeste reglementen is geen mogelijkheid tot digitaal vergaderen opgenomen.

Begin 2024 is het wetsvoorstel Wet Digitale Algemene Vergadering Privaatrechtelijke Rechtspersonen ingediend bij de Tweede Kamer. Dit wetsvoorstel maakt volledig digitaal en hybride vergaderen mogelijk voor onder meer VvE’s.

Hoofdregels van het wetsvoorstel:

Het bestuur bepaalt of de vergadering (volledig) digitaal wordt gehouden.
Deelnemers moeten via beeld en geluid de vergadering kunnen volgen, meepraten en stemmen.
Deelnemers moeten kunnen worden geidentificeerd.
Leden die samen minimaal 25% van de stemmen vertegenwoordigen, kunnen verzoeken om de vergadering ook fysiek toegankelijk te maken. Dit verzoek moet schriftelijk worden ingediend, uiterlijk 7 dagen na de oproeping.
Vooraf digitaal stemmen is mogelijk als de statuten dit toestaan (MR 2017 bevat hiervoor een bepaling; oudere reglementen niet).

Besluiten genomen na de noodwet: VvE’s die na 1 februari 2023 digitaal bleven vergaderen zonder wettelijke basis, lopen het risico dat genomen besluiten nietig of vernietigbaar zijn. Het wetsvoorstel bevat een overgangsregeling: deze besluiten kunnen door de vergadering worden bekrachtigd met dezelfde meerderheid als voor het oorspronkelijke besluit vereist was.

Nietigheid en vernietigbaarheid van besluiten

Vraag: Wanneer is een VvE-besluit nietig of vernietigbaar?

Nietig besluit (art. 2:14 BW): Een besluit is nietig als het in strijd is met de wet of de splitsingsakte. Een nietig besluit heeft nooit bestaan en kan door eenieder op elk moment worden ingeroepen. Voorbeelden: een besluit genomen zonder dat een vergadering is bijeengeroepen, of een besluit dat in strijd is met dwingendrechtelijke wetsbepalingen.

Vernietigbaar besluit (art. 5:130 BW): Een besluit is vernietigbaar als het in strijd is met de redelijkheid en billijkheid, het huishoudelijk reglement, of als er procedurele gebreken zijn (bijvoorbeeld onvoldoende oproeptermijn of schending van het quorum). Een vernietigbaar besluit is geldig totdat het door de kantonrechter is vernietigd.

Termijn: Een vordering tot vernietiging moet worden ingesteld bij de kantonrechter binnen een maand na de dag waarop de eigenaar kennis heeft genomen van het besluit of daarvan kennis heeft kunnen nemen (art. 5:130 lid 2 BW).

Praktische betekenis: Als bij een vergadering procedurele fouten zijn gemaakt (onjuiste oproeptermijn, geen quorum), zijn de genomen besluiten niet automatisch ongeldig maar vernietigbaar. Pas als een eigenaar binnen de termijn van een maand naar de kantonrechter stapt en de rechter het besluit vernietigt, vervalt het besluit.

Bijeenroepen extra vergadering

Vraag: Wie mag een extra VvE-vergadering bijeenroepen?

In beginsel roept het bestuur de vergadering bijeen. Maar het splitsingsreglement voorziet ook in de mogelijkheid dat eigenaren een vergadering laten bijeenroepen.

Conform de meeste modelreglementen geldt dat eigenaren die samen minimaal 10% van het totaal aantal stemmen vertegenwoordigen, het bestuur schriftelijk kunnen verzoeken om een vergadering bijeen te roepen. Als het bestuur niet binnen 14 dagen (MR 2006/2017) aan dat verzoek voldoet, kunnen de verzoekers zelf de vergadering bijeenroepen.

Dit is met name van belang bij een VvE zonder actief bestuur of in situaties waarin het bestuur weigert bepaalde onderwerpen te agenderen.

Presentielijst en notulen

Vraag: Wat is het belang van de presentielijst en notulen?

Presentielijst: Voorafgaand aan de vergadering wordt door de eigenaren een presentielijst ingevuld. De presentielijst vermeldt welke eigenaren aanwezig zijn, hoeveel stemmen zij vertegenwoordigen en of het quorum is gehaald. Bij volmachten tekent de gevolmachtigde namens de eigenaar. De presentielijst is essentieel voor de rechtsgeldigheid van de genomen besluiten.

Notulen: De notulen zijn het verslag van de vergadering. Het is belangrijk dat de notulen duidelijk formuleren welke besluiten zijn genomen en met welke stemverhouding. De notulen worden na de vergadering aan alle leden verstuurd en in de volgende vergadering vastgesteld. Het is raadzaam om een geluidsopname te maken (met toestemming van de aanwezigen) als ondersteuning voor de notulist.

Conflicten tijdens vergaderingen

Vraag: Wat doe je bij conflicten tijdens de VvE-vergadering?

Aanbevelingen voor het bestuur en de voorzitter:

Neem de tijd om de belangen van elke partij te begrijpen.
Laat iedereen aan het woord komen.
Houd de discussie gefocust op de agendapunten.
Blijf rustig en professioneel.
Overweeg een onafhankelijke dagvoorzitter of mediator in te schakelen bij structurele conflicten.

Bij structurele geschillen kan Vereniging Eigen Huis een onafhankelijke voorzitter leveren. Buurtbemiddeling (vaak gratis via de gemeente) is een laagdrempelig alternatief bij burenruzies. In het uiterste geval kan de kantonrechter worden ingeschakeld.