Financieel beheer — Kennisbank — de Kaswacht

Maandelijkse VvE-bijdrage

Vraag: Wat is de maandelijkse VvE-bijdrage en hoe wordt deze vastgesteld?

De maandelijkse VvE-bijdrage (ook wel servicekosten of voorschotbijdrage genoemd) is het bedrag dat iedere appartementseigenaar maandelijks aan de VvE betaalt. De bijdrage wordt gebruikt voor:

De gemeenschappelijke kosten (onderhoud, schoonmaak, energie gemeenschappelijke ruimtes, verzekeringen).
De reservering voor het reservefonds (sparen voor toekomstig groot onderhoud).
Eventueel de kosten van VvE-beheer.

De hoogte van de bijdrage wordt jaarlijks vastgesteld door de vergadering van eigenaars op basis van de begroting. De verdeling van de kosten onder de eigenaren geschiedt naar rato van de breukdelen, tenzij de splitsingsakte een andere verdeling voorschrijft.

Na afloop van het boekjaar wordt op basis van de werkelijke kosten afgerekend. Dit kan leiden tot een naheffing of een teruggave.

Kostenverdeling

Vraag: Hoe worden de kosten verdeeld binnen de VvE?

De kostenverdeling staat in de splitsingsakte en het splitsingsreglement. Hoofdregel: iedere eigenaar draagt bij naar rato van zijn breukdeel. Grotere appartementen betalen doorgaans meer dan kleinere.

De splitsingsakte kan afwijkende verdelingen bevatten voor specifieke kostenposten:

Liftkosten die niet worden doorbelast aan begane-grondbewoners.
Kosten voor onderhoud van een specifiek bouwdeel dat slechts een deel van de eigenaren aangaat.
Aparte reserves met een eigen verdeelsleutel.

De kostenverdeling kan alleen worden gewijzigd via een wijziging van de splitsingsakte (notariele akte, doorgaans 4/5e meerderheid, inschrijving bij Kadaster).

Reservefonds

Vraag: Wat is het reservefonds en is het verplicht?

Het reservefonds is een wettelijk verplichte financiele reserve waaruit de VvE kosten voor groot onderhoud betaalt. Sinds 1 januari 2018 (Wet Verbetering Functioneren VvE’s) is iedere VvE verplicht om jaarlijks te reserveren in het reservefonds.

Minimale reservering: De jaarlijkse reservering moet gebaseerd zijn op:

Een meerjarenonderhoudsplan (MJOP), of
Minimaal 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw.

Het geld van het reservefonds moet op een aparte bankrekening staan op naam van de VvE.

Uitzonderingen op de stortingsplicht:

Een eigenaar kiest voor een bankgarantie ter hoogte van zijn aandeel (in plaats van storting). Dit komt voor bij grotere verhuurders.
Minimaal 80% van de eigenaren besluit af te zien van storting in het reservefonds. De eigenaren moeten het onderhoud dan per keer betalen. Dit is niet wenselijk vanwege het risico dat een of meer eigenaren een grote uitgave niet kunnen voldoen.

Betalingsachterstanden en incasso

Vraag: Wat kan de VvE doen bij betalingsachterstanden?

Betalingsachterstanden ontstaan wanneer een eigenaar de periodieke bijdrage of extra bijdrage niet (op tijd) betaalt. Dit kan leiden tot een tekort in de begroting, extra bijdragen voor andere eigenaren en verstoorde verhoudingen.

Stappenplan bij achterstallige betalingen:

Betalingsherinnering — Controleer maandelijks of alle bijdragen zijn betaald. Stuur een herinnering met een termijn van 14 dagen bij achterstand.
Aanmaning — Na het verstrijken van de termijn: stuur een aanmaning met opnieuw een minimale termijn van 14 dagen. Vermeld dat dit de laatste kans is om zonder extra kosten te betalen en dat anders een incassobureau wordt ingeschakeld.
Incassobureau — Geef de vordering uit handen. De wettelijke incassokosten komen voor rekening van de wanbetaler. Voordat de VvE een incassobureau inschakelt, is doorgaans een incassobesluit van de vergadering nodig (het bestuur krijgt daarin de bevoegdheid om gerechtelijke stappen te ondernemen).
Gang naar de rechter — Bij aanhoudende weigering kan de VvE de rechter vragen om de wanbetaler te veroordelen tot betaling. VvE-zaken worden behandeld door de kantonrechter; een advocaat is niet verplicht.
Beslaglegging — In het uiterste geval kan executoriaal beslag worden gelegd op het appartement.

Verjaring: Periodieke vorderingen tot betaling van de VvE-bijdrage verjaren na 5 jaar. Het is dus belangrijk om tijdig incassomaatregelen te nemen.

Verkoop bij achterstand: Bij verkoop van een appartement vraagt de notaris een verklaring aan het bestuur. Daarin staat het nog openstaande bedrag. De vordering wordt doorgaans bij de overdracht verrekend uit de verkoopopbrengst. De koper is niet verder aansprakelijk dan voor het bedrag dat uit de verklaring blijkt.

Mutatiekosten

Vraag: Wat zijn mutatiekosten bij een VvE?

Mutatiekosten zijn de kosten die de VvE (of de beheerder namens de VvE) in rekening brengt bij de (ver)koop van een appartement. Het betreft werkzaamheden voor de administratieve verwerking van de eigendomsoverdracht:

Uittredingskosten (verkoper):

Naamswijziging in contracten.
Opgave aan de notaris (verklaring over omvang reservefonds en openstaande schulden).
Verstrekken van stukken aan de koper.

Informatie- en toetredingskosten (koper):

Kadastrale leges.
Administratieve verwerking van de nieuwe eigenaar.

De hoogte van de mutatiekosten is doorgaans opgenomen in de beheerovereenkomst en varieert in de praktijk tussen EUR 50 en EUR 140. Bij twijfel over de redelijkheid van het bedrag: neem contact op met het bestuur of de beheerder.

Box 3 en belastingaangifte

Vraag: Hoe geef ik mijn aandeel in het VvE-vermogen op voor de belasting?

Het reservefonds van de VvE is gemeenschappelijk eigendom van alle eigenaren. Iedere eigenaar moet zijn aandeel opgeven bij de aangifte inkomstenbelasting in box 3.

Categorie: Sinds 1 januari 2023 valt het aandeel in het reservefonds onder de categorie ‘banktegoeden’ (eerder gold het als ‘overige bezitting’, wat zwaarder werd belast). Dit is met terugwerkende kracht tot 1 januari 2023 wettelijk vastgelegd in het Belastingplan 2024.

Berekening in 4 stappen:

Bereken het vermogen van de VvE — Balanstotaal minus alle schulden, per waardepeildatum 1 januari (= 31 december voorgaand boekjaar).
Bereken jouw aandeel — Vermenigvuldig het totale VvE-vermogen met jouw breukdeel. Let op eventuele afwijkende verdeelsleutels per reserve.
Opvragen — Vraag het bedrag op bij het bestuur, de beheerder of via software (Twinq, Convect).
Opgeven in de aangifte — Bij het onderdeel “Bank- en spaarrekeningen” in box 3.

Heffingsvrij vermogen (2025): EUR 57.684 per persoon (EUR 115.368 met fiscaal partner). Je betaalt pas belasting als je totale vermogen in box 3 boven deze grens uitkomt.

VvE met lening: Als de VvE een lening heeft, kan het aandeel in de schuld in mindering worden gebracht op het vermogen. De rente over een VvE-lening voor onderhoud of verduurzaming kan in bepaalde gevallen aftrekbaar zijn als eigenwoningschuld.

Leningen voor de VvE

Vraag: Kan een VvE geld lenen en welke mogelijkheden zijn er?

Sinds de Wet Verbetering Functioneren VvE’s is wettelijk bepaald dat VvE’s geld mogen lenen. Let op: de splitsingsakte kan de mogelijkheid om te lenen beperken of uitsluiten. Controleer dit altijd vooraf.

Beschikbare leningen:

1. Toekomstbestendig Onderhoudsfonds VvE’s

Voor: VvE’s met minimaal 8 appartementsrechten.
Doel: noodzakelijk en achterstallig onderhoud en verduurzaming.
Looptijd: 10, 15 of 20 jaar.
Minimaal: EUR 50.000 per VvE; maximaal EUR 65.000 per appartementsrecht.
Rente: marktconform, vast gedurende de looptijd.
Afsluitkosten: 0,5% van de hoofdsom (min. EUR 1.500, max. EUR 7.500).

2. Stimuleringsregeling kleine VvE

Voor: VvE’s met 2-7 appartementsrechten.
Voorwaarde: minimaal 2 verbetermaatregelen.
Maximaal leenbedrag verschilt per gemeente (nooit meer dan EUR 25.000).
Optioneel met NHG-garantie (vereist minimaal 1 verduurzamingsmaatregel).

3. Stimuleringsregeling grote VvE

Voor: VvE’s met minimaal 8 appartementsrechten.
Looptijd: 10, 15, 20 of 30 jaar.
Bedragen en rente worden vastgesteld door de gemeente.
Niet beschikbaar met NHG.

4. Energiebespaarlening (Nationaal Warmtefonds)

Voor: VvE’s met minimaal 2 appartementsrechten.
Specifiek voor energiebesparende maatregelen.
Vereist een professioneel Maatwerk VvE Energieadvies (voor VvE’s vanaf 8 appartementen).
Looptijd: 10, 15, 20 jaar (30 jaar voor ZEP-pakket).
Maximaal EUR 36.500 per appartementsrecht (EUR 73.000 voor ZEP, EUR 95.000 voor ZEP+).

5. VvE Ledenlening (Warmtefonds)

Voor: individuele appartementseigenaren met laag inkomen.
0% rente; aflossing bij verkoop appartement.
Voorwaarde: VvE heeft de VvE Energiebespaarlening aangevraagd.
Inkomensgrenzen: max. EUR 28.250 (alleenstaand) of EUR 39.500 (samenwonend).

Aandachtspunten bij VvE-leningen:

Het besluit om een lening af te sluiten vereist doorgaans een gekwalificeerde meerderheid.
Elk VvE-lid is hoofdelijk aansprakelijk voor zijn aandeel in de VvE-schuld.
Het aandeel in de lening is gerelateerd aan het breukdeel of de oppervlakte.
De VvE-lening is een zakelijke lening en wordt meestal niet bij BKR geregistreerd.

Begroting en jaarrekening

Vraag: Wat moet er in de begroting en jaarrekening van de VvE staan?

Begroting: De begroting is een raming van de inkomsten en uitgaven voor het komende boekjaar. De begroting wordt opgesteld door het bestuur en vastgesteld door de vergadering. Op basis van de begroting wordt de hoogte van de maandelijkse voorschotbijdrage bepaald.

De begroting bevat doorgaans:

Kosten voor onderhoud en reparaties.
Verzekeringskosten.
Kosten voor beheer en administratie.
Energiekosten gemeenschappelijke ruimtes.
Reservering voor het reservefonds.
Overige kosten (schoonmaak, tuinonderhoud, etc.).

Jaarrekening: De jaarrekening wordt na afloop van het boekjaar opgesteld door het bestuur en omvat (art. 5:112 lid 1 sub b BW):

De exploitatierekening (baten en lasten over het boekjaar).
De balans (vermogenspositie per jaareinde, inclusief reservefonds).
Een toelichting op de cijfers.

De kascommissie controleert de jaarrekening en adviseert de vergadering. De vergadering keurt de jaarrekening goed en verleent decharge aan het bestuur.

Verrekening bij verkoop

Vraag: Hoe worden VvE-bijdragen verrekend bij de verkoop van een appartement?

Bij de overdracht van een appartement vraagt de notaris een verklaring aan het bestuur van de VvE (art. 5:122 lid 5 BW). In deze verklaring staat:

De omvang van het reservefonds.
De bedragen die de verkoper op het moment van de overdracht nog verschuldigd is aan de VvE.

De koper is niet verder aansprakelijk dan het bedrag dat uit de verklaring blijkt. Openstaande vorderingen op de verkoper worden doorgaans door de notaris verrekend uit de verkoopopbrengst.

Het is voor de VvE van belang om deze verklaring tijdig en nauwkeurig af te geven. Als het bestuur of de beheerder nalaat om openstaande vorderingen te vermelden, kan de VvE deze niet meer op de koper verhalen.

VvE-bankrekening

Vraag: Is een VvE-bankrekening verplicht?

Ja, de VvE moet over een eigen bankrekening beschikken op naam van de VvE. Het reservefonds moet op een aparte spaarrekening of betaalrekening staan.

Voor het openen van een bankrekening is vereist:

Inschrijving van de VvE bij de Kamer van Koophandel.
Registratie van de bestuurder(s) bij de KvK met geldig identiteitsbewijs.
Opgave van de UBO aan de bank (zie hoofdstuk Basiskennis).

De bank is wettelijk verplicht om te controleren of de VvE ingeschreven staat in het handelsregister en wie de bestuurders zijn. Zonder correcte UBO-gegevens kan de bank weigeren een rekening te openen of een bestaande rekening blokkeren.

Subsidies voor VvE’s

Vraag: Welke subsidies zijn er voor VvE’s?

De belangrijkste landelijke subsidies voor VvE’s:

SVVE (Subsidieregeling Verduurzaming voor Verenigingen van Eigenaars)

Budget: EUR 179 miljoen (2023-2030).
Onderdelen: verduurzamingsonderzoek en -advies, isolatiemaatregelen, Zeer Energiezuinig Pakket (ZEP), duurzame warmteopties, oplaadpuntenadvies.
Voorwaarden: minimaal 1 koopwoning met eigenaar-bewoner, aanvraag voor start renovatie.
Bij 1 isolatiemaatregel: max. 15% subsidie; bij 2 of meer maatregelen: subsidie wordt verdubbeld.
Update 2026: subsidie voor procesondersteuning en zonnestroomadvies, maximumbedrag per VvE vervalt, looptijd verlengd tot 2030.

ISDE (Investeringssubsidie Duurzame Energie)

Voor kleinschalige windturbines: max. EUR 140 per m2 rotoroppervlak.

SCE (Subsidieregeling Cooperatieve Energieopwekking)

Exploitatiesubsidie voor hernieuwbare elektriciteit (zon/wind).
Subsidieperiode: 15 jaar.
Voorwaarde: 75% van de leden binnen de postcoderoos.

Regionale subsidies: Sommige gemeenten bieden aanvullende subsidies. Raadpleeg de subsidiecheck van Vereniging Eigen Huis of de website van uw gemeente.