Onderhoud en reservefonds — Kennisbank — de Kaswacht

Reservefonds

Vraag: Is een reservefonds verplicht voor elke VvE?

Ja. Sinds 1 mei 2005 moest elke VvE al een reservefonds aanhouden (art. 5:126 lid 1 BW). Met de Wet verbetering functioneren verenigingen van eigenaars (1 januari 2018) is bovendien vastgelegd hoeveel minimaal jaarlijks moet worden gereserveerd. Na een overgangsperiode van drie jaar is deze verplichting per 1 januari 2021 voor alle VvE’s van kracht die een gebouw beheren dat (gedeeltelijk) bestemd is voor bewoning. De wet geldt niet voor een (onder-)VvE die uitsluitend parkeerplaatsen beheert.

De naleving wordt door de overheid momenteel niet actief gecontroleerd en er is geen handhaving. Desondanks is het van belang te voldoen aan de verplichting, omdat:

Het bestuur toezicht moet houden op naleving van de wet. Nalaten kan leiden tot onbehoorlijk bestuur en bestuurdersaansprakelijkheid.
De gemeente bij achterstallig onderhoud een machtiging kan vragen aan de kantonrechter om een vergadering bijeen te roepen, waardoor de VvE alsnog kan worden verplicht een onderhoudsplan op te stellen en uit te voeren.
Een onvoldoende gevuld reservefonds de verkoop van appartementen bemoeilijkt, omdat hypotheekverstrekkers zekerheid willen over de waarde van het onderpand.

Vraag: Hoeveel moet een VvE jaarlijks minimaal reserveren?

De wet biedt drie opties:

Op basis van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP): de vergadering stelt het jaarlijkse reserveringsbedrag vast op basis van de in het MJOP begrote onderhoudskosten.
Minimaal 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw per jaar. De herbouwwaarde is terug te vinden in de polis van de opstalverzekering. Let op: dit is niet gelijk aan de oorspronkelijke bouwkosten of de gezamenlijke verkoopprijzen.
Niet reserveren in het fonds, mits minimaal 80% van de eigenaars hiermee instemt en er een bankgarantie is afgegeven waarmee de bank garandeert de onderhoudskosten te betalen als individuele eigenaars dat niet kunnen.

Vraag: Is gereserveerd geld hetzelfde als het reservefonds?

Nee. De rechtbank Gelderland heeft geoordeeld dat het reservefonds als bedoeld in art. 32 MR 1992 dient ter bestrijding van andere kosten dan regulier onderhoud, zoals nieuwe installaties of voorzieningen. Geld dat op basis van een MJOP wordt gereserveerd voor gepland onderhoud is niet per definitie onderdeel van het reservefonds in juridische zin. Een VvE kan dus zowel een reservefonds als een onderhoudsfonds aanhouden. Niet alle gereserveerde middelen vallen onder de definitie van het wettelijk reservefonds.

Vraag: Wie mag beschikken over de gelden van het reservefonds?

In de meeste modelreglementen is bepaald dat over de gelden van het reservefonds slechts kan worden beschikt door de voorzitter van de vergadering en een door de vergadering aangewezen VvE-lid, en na machtiging van de vergadering. Het is van groot belang dat een bestuurder of beheerder niet alleen betalingen uit het reservefonds kan verrichten. Bij ontbreken van interne controle bestaat een reeel risico op fraude en verduistering. De bank moet goed worden geinformeerd over de statutaire beperkingen en de bevoegde personen.

Vraag: Moet over het reservefonds belasting worden betaald?

Ja. Het Hof Arnhem-Leeuwarden heeft beslist dat het lidmaatschap van een VvE een vermogensrecht is in de zin van art. 5.3 lid 2 sub f Wet IB 2001. De aanspraak van de eigenaar op een deel van het eigen vermogen van de VvE, gereserveerd voor toekomstig onderhoud, telt mee in de rendementsgrondslag van box 3 als bezitting.

Meerjarenonderhoudsplan (MJOP)

Vraag: Wat is een MJOP en welke eisen stelt de wet?

Een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) is een document waarin de benodigde onderhouds- en herstelwerkzaamheden aan de gemeenschappelijke gedeelten worden gepland, inclusief de verwachte kosten en het tijdstip van uitvoering. Op basis van het MJOP wordt het jaarlijks te reserveren bedrag bepaald door de totale kosten gelijkmatig te verdelen over de looptijd.

De wet stelt twee eisen aan het MJOP:

Het moet betrekking hebben op een periode van ten minste 10 jaar (bouwkundigen adviseren 20 tot 30 jaar).
Het mag niet ouder zijn dan 5 jaar.

Het MJOP biedt de meest nauwkeurige manier om het reservefonds te bepalen: u reserveert niet te veel en niet te weinig.

Vraag: Wat staat er in een MJOP?

Een MJOP bevat typisch:

Een inventarisatie van alle gemeenschappelijke bouwkundige en installatietechnische onderdelen
De huidige staat van elk onderdeel
De verwachte levensduur en het geplande jaar van onderhoud of vervanging
De geraamde kosten per onderdeel per jaar
Een meerjarenonderhoudsbegroting met de benodigde jaarlijkse reservering

Steeds vaker wordt een Duurzaam Meerjarenonderhoudsplan (DMJOP) opgesteld, waarin ook verduurzamingsmaatregelen worden meegenomen bij het planmatig onderhoud.

Groot onderhoud

Vraag: Hoe kan groot onderhoud worden gefinancierd als het reservefonds ontoereikend is?

Als het reservefonds onvoldoende is gevuld, kan de VvE:

Extra voorschotbijdragen of eenmalige bijdragen heffen bij de leden.
Een geldlening aangaan. Sinds 1 januari 2018 is het de VvE wettelijk toegestaan een lening aan te gaan (art. 5:126 lid 4 BW), tenzij het splitsingsreglement dit verbiedt.

Bij een lening zijn de eigenaars aansprakelijk voor hun breukdeel (niet meer hoofdelijk voor het geheel, zoals voorheen het geval was bij leningen door de gezamenlijke eigenaars). Let op: geldverstrekkers eisen vaak een gekwalificeerde meerderheid of zelfs unanimiteit voor het leningsbesluit. In MR 2017 (art. 56 lid 5) is een gekwalificeerde meerderheid van 2/3 vereist bij leningen boven EUR 5.000.

Er kleven juridische risico’s aan een VvE-lening: een vergaderbesluit kan op verzoek van een eigenaar door de kantonrechter worden vernietigd, met name ter bescherming van individuele eigenaren en hypotheekhouders. De eigenaren zijn extern (jegens de geldlener) nog steeds hoofdelijk aansprakelijk voor tekorten van de VvE (art. 5:113 BW).

Preventief onderhoud

Vraag: Mag de VvE preventief onderhoud uitvoeren of moet worden gewacht tot iets kapot is?

De VvE heeft de nodige beoordelingsruimte bij het bepalen van het moment van vervanging of herstel. De kantonrechter heeft geoordeeld dat de VvE niet gehouden is te wachten totdat gemeenschappelijke zaken niet meer functioneren of een gevaar opleveren. In het kader van verantwoord beheer heeft de VvE ruimte om preventief onderhoud te laten uitvoeren, zodat zaken deugdelijk blijven functioneren.

In een concrete zaak over vervanging van een 14 jaar oude hydrofoor met toenemend capaciteitsverlies oordeelde de rechter dat preventief onderhoud geoorloofd is. Het vernietigingsverzoek van een eigenaar werd afgewezen.

Begrip onderhoud

Vraag: Wat valt er juridisch onder “onderhoud” binnen de VvE?

Onder onderhoud wordt verstaan: de uitvoering van werkzaamheden die noodzakelijk zijn om een bestaande voorziening in stand te houden, zodat deze conform de bestemming veilig kan worden gebruikt. Wanneer in het kader van onderhoud delen van een installatie of zelfs de gehele installatie moeten worden vervangen, is nog steeds sprake van onderhoud. Dit onderscheid is relevant voor de stemvereisten: onderhoudsbesluiten kunnen doorgaans met een gewone meerderheid (50% + 1) worden genomen, terwijl voor buiten het onderhoud vallende uitgaven of nieuwe installaties vaak een gekwalificeerde meerderheid (2/3 of 3/4) is vereist.

Vraag: Mag een eigenaar zelfstandig onderhoud uitvoeren aan gemeenschappelijke gedeelten?

Nee, in beginsel niet. Het beheer over de gemeenschappelijke gedeelten en zaken berust bij de VvE (art. 5:126 lid 1 BW). Een individuele eigenaar mag niet eigenmachtig werkzaamheden uitvoeren aan gemeenschappelijke gedeelten zonder toestemming van de vergadering.

Achterstallig onderhoud

Vraag: Wat kan een eigenaar doen bij achterstallig onderhoud door de VvE?

Als de VvE weigert noodzakelijk onderhoud uit te voeren, kan een eigenaar:

Het onderwerp op de agenda van de vergadering laten plaatsen.
Bij een afwijzend besluit: binnen vier weken vernietiging van het besluit verzoeken bij de kantonrechter (art. 5:130 BW).
Een vervangende machtiging verzoeken bij de kantonrechter (art. 5:121 BW) om het onderhoud alsnog te laten uitvoeren.

Daarnaast kan de gemeente bij ernstig achterstallig onderhoud een machtiging vragen aan de kantonrechter om een vergadering bijeen te roepen en de VvE te verplichten een onderhoudsplan op te stellen.

Vraag: Wat zijn de aansprakelijkheidsrisico’s bij verkoop en achterstallig onderhoud?

Bij verkoop van een appartement moet de notaris een verklaring hechten aan de transportakte met een opgave van de omvang van het reservefonds (art. 5:122 lid 6 BW). Een te laag reservefonds of achterstallig onderhoud kan de verkoopbaarheid en hypotheekverstrekking bemoeilijken. Bij een VvE-lening moet ook de schuld worden vermeld. Extra onderhoudsbesluiten na verkoop kunnen onder omstandigheden leiden tot aansprakelijkheid.