Bestuur en beheer — Kennisbank — de Kaswacht

Het bestuur van de VvE

Vraag: Wat is het bestuur van de VvE en wat zijn de taken?

Het bestuur is het uitvoerende orgaan van de VvE. Het bestuur wordt benoemd door de vergadering van eigenaars en ontleent zijn bevoegdheden aan de wet, de splitsingsakte, het splitsingsreglement en de besluiten van de vergadering.

Taken van het bestuur:

Beheer, onderhoud en schoonmaak van het gebouw en de gemeenschappelijke ruimtes.
Uitvoeren van de besluiten van de vergadering van eigenaars.
Innen van de maandelijkse bijdragen van de eigenaren.
Bijhouden van de financiele administratie (begroting, jaarrekening, ledenadministratie).
Organiseren van de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering.
Naleven en handhaven van de reglementen.
Vertegenwoordigen van de VvE naar buiten toe.

Het bestuur kan uit een of meer personen bestaan. Het splitsingsreglement bepaalt doorgaans het aantal bestuursleden (vaak een oneven aantal). Bij meerdere bestuursleden worden onderling de functies voorzitter, secretaris en penningmeester verdeeld.

Functies binnen het bestuur

Vraag: Welke functies zijn er binnen het VvE-bestuur?

Voorzitter van het bestuur — Algemeen aanspreekpunt voor VvE-leden en contractspartijen. Geeft leiding aan bestuursvergaderingen. Sluit overeenkomsten namens de VvE (bijvoorbeeld voor onderhoud). Bij overtredingen van de regels waarschuwt de voorzitter de overtreder.

Secretaris — Verantwoordelijk voor de correspondentie, het archief en de ledenadministratie. Stelt de agenda op en verzorgt de uitnodigingen voor vergaderingen.

Penningmeester — Beheert de financien, int de bijdragen, doet betalingen en stelt de jaarrekening en begroting op.

Let op: De voorzitter van het bestuur is niet hetzelfde als de voorzitter van de vergadering. De voorzitter van de vergadering wordt apart door de vergadering benoemd en leidt de ALV.

Benoeming en ontslag bestuur

Vraag: Hoe worden bestuursleden benoemd en ontslagen?

Bestuursleden worden benoemd door de vergadering van eigenaars. Tijdens de vergadering kunnen leden zichzelf kandidaat stellen. Bij meerdere kandidaten voor een positie wordt gestemd; de kandidaat met de meeste stemmen wordt gekozen.

Het bestuur kan op elk moment door de vergadering worden ontslagen met een gewone meerderheid van stemmen. Bestuursleden kunnen ook zelf ontslag nemen. In beide gevallen is het van belang dat er direct een opvolger wordt benoemd om een bestuursloze periode te voorkomen.

VvE zonder bestuur: Als een VvE geen bestuur heeft, kunnen de eigenaren zelf een vergadering bijeenroepen om een nieuw bestuur te benoemen. De modelreglementen voorzien hierin. Het ontbreken van een bestuur kan leiden tot problemen: niemand is verantwoordelijk voor onderhoud, administratie en het rechtsgeldig vertegenwoordigen van de VvE.

Bestuurder versus beheerder versus administrateur

Vraag: Wat is het verschil tussen bestuurder, beheerder en administrateur?

Bestuurder — Een door de vergadering benoemd lid van het bestuur. Is verantwoordelijk voor het dagelijks bestuur van de VvE. De bestuurder hoeft geen eigenaar te zijn, maar dat is wel gebruikelijk.

VvE-beheerder (extern) — Een professioneel bedrijf of persoon aan wie de VvE (een deel van) het beheer uitbesteedt. De beheerder handelt op basis van een beheerovereenkomst en voert taken uit namens het bestuur, maar is zelf geen bestuurder. Het bestuur blijft eindverantwoordelijk. De taken van de beheerder kunnen omvatten: financieel beheer (administratie, jaarrekening, debiteurenbeheer), administratief beheer (ledenadministratie, correspondentie, organisatie vergaderingen) en technisch beheer (onderhoud, reparaties, MJOP).

Administrateur — In oudere modelreglementen (MR 1973, 1983, 1992) wordt de term “administrateur” gebruikt voor wat in nieuwere reglementen het “bestuur” heet. De administrateur is in die reglementen het bestuur van de VvE. In de praktijk wordt de term soms ook informeel gebruikt voor de externe beheerder die de administratie voert.

VvE-beheerder kiezen

Vraag: Hoe kies je een goede VvE-beheerder?

Aandachtspunten bij het selecteren van een VvE-beheerder:

Certificering — Kies bij voorkeur een beheerder met het SKG-IKOB certificaat of BVVB-keurmerk. Dit biedt zekerheid over de kwaliteit van de dienstverlening.
Offerte op maat — Vraag meerdere vrijblijvende offertes op en controleer of ze zijn toegespitst op uw specifieke situatie.
Bereikbaarheid — Controleer of de beheerder goed bereikbaar is per telefoon en e-mail. Bij technisch beheer: is de beheerder ook buiten kantoortijden bereikbaar voor noodsituaties?
Referenties — Vraag referenties op en doe navraag.
Beheerovereenkomst — Laat het contract beoordelen. Let op de beschrijving van de taken, de tarieven, mutatiekosten, opzegtermijn en aansprakelijkheid.
Fraude- en berovingsverzekering — Sommige beheerders (zoals VvE Diensten Nederland) hebben een fraude- en berovingsverzekering op hun administratieve organisatie.

Beheerpakketten: Professionele beheerders bieden doorgaans verschillende pakketten aan, van basaal (alleen administratie en jaarrekening) tot uitgebreid (inclusief bijwonen vergaderingen, technisch beheer, MJOP-updates en periodieke schouw). MVGM biedt bijvoorbeeld pakketten van Start tot Excellent. De kosten hangen af van het pakket, het aantal appartementen en de complexiteit van het gebouw.

Kosten VvE-beheer

Vraag: Wat kost VvE-beheer?

De kosten voor VvE-beheer hangen af van de grootte van de VvE, het aantal appartementen, de staat van het gebouw en de taken die worden uitbesteed. Een kleine VvE betaalt minder dan een complex met tientallen woningen en uitgebreide technische installaties.

Naast de vaste beheerkosten kunnen er aanvullende kosten zijn voor:

Mutatiekosten bij (ver)koop van een appartement (doorgaans EUR 50-140).
Extra vergaderingen boven het contractueel afgesproken aantal.
Technisch beheer en projectbegeleiding bij groot onderhoud.
Juridische advisering.

Het is raadzaam om de beheerovereenkomst zorgvuldig te lezen en alle kosten vooraf inzichtelijk te maken. De offerteprijs moet in ieder geval gelden tot de eerstvolgende ALV.

Kascommissie

Vraag: Wat is de kascommissie en wat zijn de taken?

De kascommissie is een commissie die door de vergadering wordt benoemd om het financiele beheer van de VvE te controleren. De kascommissie is verplicht wanneer de VvE geen Raad van Commissarissen heeft en geen verklaring van een (register)accountant overlegt.

Samenstelling: Minimaal twee leden die niet in het bestuur zitten. De leden worden jaarlijks door de vergadering benoemd.

Taken:

Controleren van de balans en de jaarstukken (jaarrekening, exploitatierekening).
Inzage krijgen in de administratie; het bestuur is verplicht om alle gevraagde informatie te verstrekken.
Verslag uitbrengen van de bevindingen aan de vergadering.
Adviseren van de vergadering om wel of geen decharge te verlenen aan het bestuur voor het gevoerde financiele beleid.

De kascommissie geeft geen goedkeuring aan de jaarstukken — dat doet de vergadering zelf. De kascommissie adviseert slechts.

Decharge

Vraag: Wat is decharge en wat zijn de gevolgen?

Decharge is de goedkeuring die de vergadering van eigenaars verleent aan het bestuur voor het gevoerde (financiele) beleid over een boekjaar. Na het verlenen van decharge is het bestuur in beginsel niet meer aansprakelijk voor het gevoerde beleid, voor zover dat blijkt uit de jaarstukken en de informatie die aan de vergadering is verstrekt.

Decharge wordt doorgaans verleend na:

Presentatie van de jaarrekening en het jaarverslag door het bestuur.
Controle en advies door de kascommissie.
Bespreking en goedkeuring van de jaarstukken door de vergadering.

Let op: Decharge heeft beperkingen. Het bestuur blijft aansprakelijk voor zaken die niet uit de jaarstukken bleken of die opzettelijk zijn verzwegen. Decharge strekt zich ook niet uit tot toekomstig beleid.

Technische commissie

Vraag: Wat is een technische commissie?

Een technische commissie is een door de vergadering ingestelde commissie die het bestuur adviseert over technische en bouwkundige zaken. De technische commissie is niet wettelijk verplicht maar kan nuttig zijn bij grotere VvE’s of bij complexen met omvangrijk onderhoud.

Taken kunnen omvatten:

Adviseren over het MJOP en groot onderhoud.
Beoordelen van offertes voor onderhoudswerkzaamheden.
Uitvoeren of begeleiden van periodieke bouwkundige schouw.
Adviseren over verduurzamingsmaatregelen.

De technische commissie heeft geen beslissingsbevoegdheid; besluiten worden genomen door de vergadering op voorstel van het bestuur.

WBTR (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen)

Vraag: Wat betekent de WBTR voor VvE’s?

De Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (WBTR) is op 1 juli 2021 in werking getreden. De wet beoogt de kwaliteit van bestuur en toezicht bij verenigingen, stichtingen en cooperaties te verbeteren. De wet is ook van toepassing op VvE’s.

Belangrijkste gevolgen voor VvE’s:

Tegenstrijdig belang — Een bestuurder met een tegenstrijdig belang mag niet deelnemen aan de beraadslaging en besluitvorming over dat onderwerp. Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, beslist de vergadering.
Aansprakelijkheid bij faillissement — Bestuurders kunnen bij faillissement hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld als er sprake is van kennelijk onbehoorlijk bestuur en dit een belangrijke oorzaak is van het faillissement.
Belet- en ontstentenisregeling — Het splitsingsreglement moet voorzien in een regeling voor belet (tijdelijke onmogelijkheid om de functie uit te oefenen) en ontstentenis (definitief niet meer in functie zijn) van bestuurders. De meeste modelreglementen bevatten reeds een dergelijke regeling.
Raad van Commissarissen — De wet biedt VvE’s de mogelijkheid om een Raad van Commissarissen in te stellen. Dit is niet verplicht.

De WBTR geldt automatisch; VvE’s hoeven hun splitsingsakte niet aan te passen. Wel is het verstandig om te controleren of het splitsingsreglement een adequate belet- en ontstentenisregeling bevat.

Bestuurdersaansprakelijkheid

Vraag: Wanneer is een VvE-bestuurder persoonlijk aansprakelijk?

In beginsel is de VvE als rechtspersoon aansprakelijk voor haar verplichtingen, niet de individuele bestuurder. Een bestuurder kan echter persoonlijk aansprakelijk worden gesteld in de volgende situaties:

Kennelijk onbehoorlijk bestuur — Ernstig tekortschieten in de bestuurstaak, zoals het niet voeren van een deugdelijke administratie, het niet betalen van belastingen of het niet afsluiten van verplichte verzekeringen.
Onrechtmatig handelen — Als de bestuurder persoonlijk een ernstig verwijt kan worden gemaakt van onrechtmatig handelen jegens derden.
Tegenstrijdig belang — Handelen bij een tegenstrijdig belang zonder dit te melden (WBTR).

In de praktijk is persoonlijke aansprakelijkheid bij VvE’s uitzonderlijk. Bestuurders die te goeder trouw handelen en zich aan de regels houden, lopen weinig risico.

Overstappen van beheerder

Vraag: Hoe stap je over naar een andere VvE-beheerder?

De overstap naar een andere beheerder vereist de volgende stappen:

Evaluatie — Breng in kaart wat goed gaat en wat beter kan bij de huidige beheerder.
Offertes opvragen — Vraag offertes op bij meerdere beheerders en vergelijk ze op inhoud, kwaliteit en prijs.
Besluit vergadering — De vergadering beslist over de opzegging van de huidige beheerovereenkomst en het aangaan van een nieuwe.
Opzegging — Zeg de beheerovereenkomst op met inachtneming van de contractuele opzegtermijn.
Overdracht — De oude beheerder draagt het dossier over aan de nieuwe beheerder: administratie, contracten, lopende zaken, verzekeringen, bankgegevens.

Een ervaren nieuwe beheerder kan het overdrachtsproces begeleiden.